Para que tu Pyme logre ahorrar costos, debes ordenar los gastos, optimizar los ingresos, y apoyarte en procesos y tecnologías cuando sea necesario.
En simple, debes administrar los gastos recortando la grasa y eliminando las malas y costosas prácticas que no te dejan operar de forma eficiente y te quitan tiempo valioso para que te dediques a hacer lo que realmente importa: cómo hacer crecer el negocio.
Te explicamos un conjunto de pasos y consejos fáciles y rápidos de implementar si buscas cómo bajar los costos de una Pyme, sin que cueste tiempo o recursos.
Probablemente tu empresa consume agua, gas y luz de forma constante. Revisa las boletas y evalúa si estás haciendo un uso eficiente de estos servicios y busca soluciones gratuitas o baratas: regularizar el uso de lámparas y luces en la oficina con temporizadores, por ejemplo.
Asimismo, considera los servicios de telecomunicaciones, alimentación y compra de insumos que estés ocupando. Negocia nuevos precios con las empresas que prestan estos servicios o bien elimina aquellos servicios que tu negocio ocupa poco o nada.
Si crees que comprar grandes cantidades de insumos de oficina sólo porque el precio es más barato es bueno, piénsalo mejor.
Hay ciertos ítemes de uso diario y masivo que ameritan esta estrategia, como el consumo de papel higiénico, pero otros que quizás son prescindibles, como el café en grano o agua en dispensador.
Ahora bien, ten en cuenta que hay ciertas comodidades que tus trabajadores agradecen y consideran un beneficio laboral. Así que evita recortar aquellos servicios que te ayudan a mejorar el clima laboral y motivar a los trabajadores.
Las pequeñas y medianas empresas deben saber cuánto dinero entra y sale del negocio. Sin embargo, por su tamaño, es recomendable que pongan mayor atención a sus márgenes de utilidad antes y después de gastos e impuestos, divididos por los ingresos totales (ventas efectivas).
Mientras mayor sea el margen de utilidad después de gastos e impuestos, más posibilidades tienes de financiar gastos operacionales y usar la caja eficientemente.
Tal y como dice su nombre, el punto de equilibrio ocurre cuando los ingresos operacionales son iguales a los costos operacionales. Es decir, la empresa no registra ni pérdidas ni utilidades.
Conocer esta sencilla cifra te permite saber exactamente cuánto vender para que la producción del negocio sea rentable.
¿Tus trabajadores pasan mucho tiempo en terreno o frente al computador? ¿Es posible hacer parte del trabajo desde el celular? ¿Es necesario que estén en la oficina?
Si no necesitas tener a todos sus colaboradores en un solo lugar, evalúa el formato de teletrabajo o trabajo a distancia. Puedes usar softwares y aplicaciones gratuitas para hacer seguimiento del trabajo en línea, como es el caso de OneDrive de Microsoft o Google Drive.
En Internet existen miles de alternativas para descargar softwares de gestión libres que puedes alojar en el escritorio de tu computador o en el celular, que te ayudarán a gestionar tus negocios de forma eficiente hasta 100% online.
Desde 2016 que todas las empresas en Chile deben emitir factura electrónica.
Esta alternativa digital reduce la posibilidad de perder facturas, aumenta la confiabilidad en la información, y permite almacenar todos los documentos tributarios y legales para la Operación Renta y la auditoría del año fiscal correspondiente.
También te exime de timbrar las facturas y otros documentos tributarios en alguna oficina del SII; incluso, el Servicio ofrece un sistema de facturación gratuito para todas las empresas en Chile.
Hay diversos programas estatales de beneficios y subsidios para emprendedores, que los ayudan a dar primeros pasos, o bien los ayuda a crecer. Para que tu negocio califique, debes informarte sobre los requerimientos para cada uno.
En el caso de que busquesemprender como una Empresa Individual o aprovechar los beneficios legales como Microempresa Familiar, tienes las siguientes opciones:
Y si buscas apoyo para crecer como micro o pequeña empresa y ayudas para que el negocio prospere, los programas del Estado para esta etapa son:
El Subsidio al Empleo Joven es un programa de bonificación del Estado que entrega un aporte monetario a empleadores que contraten a colaboradores jóvenes, tanto dependientes como independientes, que:
Como empleador, debes pagar a cada trabajador un Seguro de Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales obligatorio, que consiste en la cotización básica general de 0,95% de las remuneraciones imponibles del colaborador.
También hay una cotización adicional diferenciada en función de la actividad y riesgo de la empresa, monto que no excede 3,4% del sueldo.
En caso que debas pagar esa cotización adicional puedes solicitar al organismo administrador de este seguro, que puede ser una mutual de seguridad u otro organismo acreditado, que reduzca la tasa si tu compañía implementa medidas de prevención.
También puedes pedir que eximición si tu empresa alcanza un nivel óptimo de seguridad laboral.
Son muchas las alternativas que existen para reducir los costos en tu Pyme, y estos son sólo algunos ejemplos.
Su efectividad dependerá de cuán comprometido estés como dueño del negocio en implementar estos cambios.
Ahora bien, es posible que aún implementando estas fáciles medidas, tus costos sigan superando tus ingresos. En ese caso, evalúa la posibilidad de invertir en un software de gestión de costos, rentabilidad y productividad más sofisticado, o bien solicitar asesoría contable o financiera.