Estás creando tu propia empresa y tienes todo sumamente planificado: plan de negocios, perfil del cliente, la constitución de empresa y el inicio de actividades. Pero hay un pequeño detalle.
Debes emitir documentos tributarios para operar.
¿Qué son los documentos tributarios?
Son documentos legales que respaldan la operación, las ventas y los servicios de personas naturales o empresas que realizan actividades comerciales lícitas en Chile.
¿Para qué sirven los documentos tributarios?
Los documentos tributarios permiten que una empresa en Chile opere en las diferentes etapas de su Ciclo de Vida Tributario:
- Inicio de Actividades
- Autorizaciones de documentos
- Modificaciones o actualización de datos declaraciones de impuestos
- Peticiones o solicitudes administrativas
- Término de giro de las actividades comerciales
No obstante su importancia, quizá te preocupa el costo y tiempo que implica emitir estos documentos legales. O piensas que no tienes tiempo para ir de allá para acá timbrando facturas o yendo a la oficina del Servicio de Impuestos Internos (SII) a hacer el trámite.
Descuida. El SII se puso en tus zapatos y autorizó el uso de documentos tributarios electrónicos ( DTE).
¿Cuál es la diferencia entre un documento tributario electrónico ( DTE) y un documento físico?
El DTE es la versión digital del documento tributario en papel. Tiene la misma validez legal, de acuerdo con el SII.
¿Cuáles son los beneficios de ocupar un DTE?
Entre los principales beneficios de usar documentos en la empresa están:
- Agilizar y mejorar la eficiencia de los procesos
- Disminuir los riesgos de las transacciones
- Aumentar la confianza de los compradores
- Mejora la competitividad
- No se dejan copias físicas en unidades del SII
- Ahorro de costos de impresión, traslado y timbraje
- Registrar y almacenar toda la información de forma electrónica
- Simplifican la declaración y pago de impuestos
- Reduce los riesgos de fraude y errores en los procesos de facturación
¿Quiénes pueden ocupar documentos tributarios electrónicos?
Personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, y toda aquella entidad que inicie actividades como contribuyente tributario de Primera Categoría o Segunda Categoría.
Su rol puede ser de emisor, receptor, o ambos, de documentos tributarios electrónicos. Cualquiera sea el caso, la empresa debe postular oficialmente para ser un emisor o receptor DET ante el Servicio.
¿Qué tipos de DTE existen en Chile?
Estos son los documentos tributarios que el SII determinó son válidos electrónicamente:
2.- Nota de Crédito Electrónica
3.- Guía de Despacho Electrónica
4.- Factura de Exportación Electrónica
5.- Liquidación Factura Electrónica
6.- Factura de Compra Electrónica
7.- Libros de Compra y Venta Electrónicos
8.- Boleta de honorarios electrónica
¿Es mejor usar DTE o documentos tributarios en papel?
Los documentos tributarios tradicionales, manuales e impresos siguen vigentes y se pueden utilizar, siempre que estén al día y timbrados por el SII.
No obstante, hay algunos DTE que son obligatorios, como la Factura Electrónica para todos los contribuyentes de Primera Categoría, a partir de 2018.
Así, las facturas electrónicas de uso obligatorio son:
- Facturas
- Facturas No Afectas o Exentas
- Facturas de Compra
- Liquidaciones Factura
- Notas de Débito
- Notas de Crédito
Para usar facturas electrónicas el emisor puede inscribirse en el Sistema de Facturación Gratuito del SII, o postular al Sistema de Factura Electrónica con un software propio o adquirido en el mercado. En ambos casos la empresa debe certificar sus facturas ante el SII.
En tanto, a partir de agosto de 2017 el Registro de Compras y Ventas (RCV) comenzó a funcionar de forma electrónica directamente en la página web del SII, recogiendo la información de los contribuyentes directamente de la base de datos del servicio. Por ende las empresas ya no están obligadas a enviar esta información en formato digital. Para más información revisa aquí.
No obstante, el SII permite a ciertos tipos de contribuyentes obligados a usar DTE seguir emitiendo documentos en papel en ciertas situaciones, como:
- Sin Internet o sin cobertura de datos móviles o fijos
- Sin acceso al suministro eléctrico
- Decretado como zona de catástrofe conforme a la ley N° 16.282
- Otros según lo establezca el Servicio.
Debes hacer una solicitud especial si crees que tu empresa debería eximirse de emitir documentos tributarios en formato electrónico.
Además, si a partir de 2018 sigues ocupando documentos en papel y no estás eximido de hacerlo por el SII, arriesgas una sanción monetaria.
Para más información sobre la obligatoriedad de los documentos electrónicos, revisa la Resolución N° 105 de 2014 del SII.
Conclusión
Los documentos tributarios electrónicos pueden facilitar la operación de tu negocio si son bien emitidos y usados.
Son útiles en especial para una empresa que recién comienza que quiere reducir costos y trámites.
Así que asegúrate de tener tus papeles digitales al día, en orden y certificados para que el SII no realice observaciones.
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